Makalah "Microsoft Powerpoint"

PENDAHULUAN

1.    Latar Belakang

Ilmu Pengetahuan dan Teknologi ( IPTEK ) telah berkembang sangat pesat di era global ini dan itu semua tidak terlepas dalam dunia akademik ataupun perkantoran, apalagidalam hal dokumentasi, administrasi dan presentasi sehingga diperlukan sebuah alat bantu dalam mengerjakan semua tugas ataupun pekerjaan secara efektif dan efesien.

Dalam pekerjaan sehari-hari yang berhubungandengan dokumentasi, seringkali diharuskan bekerja dengan aplikasi pengolah kata. Microsoft Word dan Power Point 2003adalah salah satu program pemroses kata yang juga tidak kalah effisien dalam membuat dokumen dan untuk mendesain sebuah presentasi agar tampil menarik dan mudahdipahami oleh audience dibanding dengan pengolah atau pemroses kata yang lain.

Microsoft Power Point merupakan salah satu aplikasi milik Microsoft, selain Microsoft Word dan Microsoft Excel yang telah banyak dikenal. Ketiga aplikasi ini lazim disebut Microsoft Office. Pada dasarnya, aplikasiMicrosoft Power Point berfungsi untuk membantu kita dalam menyajikan presentasi. Aplikasi ini menyediakan fasilitas Slide untuk dapat menampung pokok-pokok pembicaraan point-point yang akan disampaikan kepada pemirsa atau pendengar. Dengan fasilitas, Animation, suatu slide dapat dimodifikasi dengan menarik.

\

Begitu juga dengan adanya fasilitas: Font Picture, Sound dan Effect dapatdipakai untuk membuat suatu slide yang lebih bagus. Bila keadaan ini dapatdisajikan, maka para pendengar dapat kita tarik perhatiannya untuk menerima apa yang ingin kita sampaikan. Setiap lembar tayangan berisi materi disebut Slide. Agar slide yang sedang dibangun dapat menarik, tujuan kita dalam menyampaikan suatu topik dapat tercapai, dan dapat dimengerti oleh pendengar dengan efektif.

2. Rumusan

a.      Apakah pengertian Ms. Powerpoint itu?

b.      Menu apa saja yang ada di Ms Powerpoint?

c.      Bagaimana cara mengakses Ms Powerpoint?

d.      Bagaimana cara membuka file presentasi?

      3.    Tujuan

a.      Untuk mengetahui definisi Ms Powerpoint

b.      Untuk mengetahui menu yang ada di Ms Powerpoint

c.      Untuk mengetahui cara mengaksesnya

d.      Untuk mengetahui cara membuka file presentasi

  

PEMBAHASAN

A.   Definisi Microsoft  Power Point

Microsoft Power Point adalah salah satu program presentasi yang popular pada saat ini. Seiring dengan perkembangan computer sebagai sabuah perangkat multimedia, presentasi bisa dirancang dengan computer. Dengan Ms. Power Point masyarakat bisa membuat dan merancang sebuah presentasi dengan menarik.

B.   Sejarah

Aplikasi Microsoft PowerPoint ini pertama kali dikembangkan oleh Bob Gaskins dan Dennis Austin sebagai Presenter untuk perusahaan bernama Forethought, Inc yang kemudian mereka ubah namanya menjadi PowerPoint.

Pada tahun 1987, PowerPoint versi 1.0 dirilis, dan komputer yang didukungnya adalah Apple Macintosh. PowerPoint kala itu masih menggunakan warna hitam/putih, yang mampu membuat halaman teks dan grafik untuk transparansi overhead projector (OHP). Setahun kemudian, versi baru dari PowerPoint muncul dengan dukungan warna, setelah Macintosh berwarna muncul ke pasaran.

Microsoft pun mengakuisisi Forethought, Inc dan tentu saja perangkat lunak PowerPoint dengan harga kira-kira 14 Juta dolar pada tanggal 31 Juli 1987.

Pada tahun 1990, versi Microsoft Windows dari PowerPoint (versi 2.0) muncul ke pasaran, mengikuti jejakMicrosoft Windows 3.0. Sejak tahun 1990, PowerPoint telah menjadi bagian standar yang tidak terpisahkan dalam paket aplikasi kantoran Microsoft Office System (kecuali Basic Edition).

C.   Menu Ms Power Point

Di Ms. Power Point ada menu-menu yang dapat digunakan untuk mempercantik dan membuat presentasi se indah dan semenraik mungkin, sehingga para pembac atau para pendengar presentasi tidak jenuh, dan semangat memperhatikan presentasinya. Menu-menu itu yaitu:

1.     Menu File

Berisi daftar perintah yang dapat dimanfaatkan untuk pengolahan file slide yang sedang dikerjakan ataupun yang akan dikerjakan. Menu-menu itu diantaranya, menyimpan file, membuka file, membuat file presentasi yang baru, keluar dari powerpoint, mencetak slide, menentukan setting slide, dan lain-lain.

2.     Menu Edit

Menu ini digunakan untuk proses penyuntingan sebuah slide. Menu yang ada di Menu Edit ini diantaranya:

a.     Undo (membatalkan aksi terakhir)

b.     Repeat (mengulang aksi terakhir)

c.      Cut (memotong bagian slide)

d.     Copy (menyalin bagian slide)

e.      Paste (memasang/ menempelkan bagian slide yang sudah di copy)

f.       Clear (menghapus isi slide)

3.     Menu View

Menu ini digunakan untuk menentukan mode tampilan dari lingkungan kerja Power Point. Menu ini juga dapat menampilkan atau menyembunyikan beberapa perangat kerja Power Point

Beberpa menu di menu view ini yaitu:

a.     Normal (mode tampilan normal)

b.     Slide sorter (mode tampilan slide sorter)

c.      Colour (menentukan warna presentasi)

d.     Toolbar (menampilkan toolbar yang akan di tampilkan)

e.      Zoom (memperbesar atau memperkecil tampilan)

4.     Menu Insert

Menu ini digunakan untuk menyisipkan objek atau fitur tertentu kedalam slide. Daftar item dalam menu insert diantaranya:

a.     New slide (menyisipkan slide baru)

b.     Slide number (menyisipkan nomor slide)

c.      Comment (menyisipkan komentar)

d.     Picture (menyisipkan gambar)

e.      Diagram (menyisipkan diagram)

f.       Table (menyisipkan table kedalam slide)

5.     Menu Format

Di Ms Power point, Menu Format ini digunakan untuk mengatur format atau Layout dari slide atau presentasi yang sedang dikerjakan.menu itrm dari menu format ini diantaranya adalah:

a.     Font (menentukan jenis huruf)

b.     Bullet and Numbering (membuat daftar angka dan daftar peluru)

c.      Slide Layout (menentukan tata letak slide

d.     Slide Design 9menentukan desain slide))

e.      Line Spacing (menentukan jarak spasi antar baris)

f.       Background (menentukan latarbelakan objek-objek slide)

6.     Menu Tools

Menu ini berisi perangkat-perangkat bantu, baik berhubungan dengan pengolahan rian melalui slide maupun menata lingkungan kerja Power Point. Daftar menu item di menu tools ini diantaranya:

a.     Spelling (mengaktifkan fitur pemeriksa ejaan)

b.     Research (mengaktikan fitur pencarian melalui internet)

c.      Language ( menentukan bahasa yang digunakan pada presentasi)

d.     Online collaboration (bekerjasama secara Online)

e.      Customize (manajemen toolbar dan perintah-perintah tertentu)

f.       Option (manajemen lingkungan kerja Power Point)

7.     Menu Slide Show

Menu slide show ini digunkan untuk tampilan mode slide show.

Daftar item yang ada dalam menu slide show ini diantaranya:

a.     View Show (mengaktifkan mode slide show).

b.     Set Up Show (pengaturan setting mode slide show)

c.      Record Narration (merekam narasi untuk sebuah presentasi)

d.     Action Button (menyisipkan tombol aksi kedalam slide)

e.      Action Setting (menentukan aksi yang dipicu tindakan tertentu terhadap slide)

f.       Custom Animation (menentukan bentuk animasi sendiri)

g.     Hide Slide (menyembunyikan slide)

h.     Custom Show (menentukan urutan tampilan slide)

8.     Menu Window

Menu ini dapat digunakan untuk mengatur jendela kerja Power Point. Daftar item yang ada di menu window ini diantaranya:

a.     New Window (membuka slide pada jendela baru)

b.     Arrange All (menata semua jendela agar dapat diantarkan layar)

c.      Cascade (menampilkan pada slide dalam bentuk cascade)

9.     Menu Help

Di dalam menu ini, berisi fasilitas bantuan dari aplikasi Power Point termasuk Office Assistant. Menu item di menu help ini diantaranya:

a.     Ms Power Point Help (fasilitas bantuan untuk aplikasi Power Point)

b.     Show / hide the Office Assistant (menampilkan atau menyembunyikan karakter Office Assistant.

c.      Ms Office Online (membuka koneksi ke internet menuju ke Microsoft Office Online

d.     Contact Us (informasi untuk menghubungi Microsoft)

e.      Check for Updates (memeriksa update dari Microsoft)

f.       Activate Product (mengaktifasi produk Microsoft Office)

D.   Toolbar Ms Power Point

Toolbar pada dasarnya merupakan tombol untuk mempersingkat pengaktifan perangkat bantu daripada mengaksesnya menggunakan menu. Misalnya kita ingin menyimpan dokumen, maka jika menggunakan menu, kita harus mengakses menu File kemudian di item Save, tetapi dngn toolbar, kita cukup mengklik tombol bergambar disket.

Kelompok toolbar:

a.       Standard, berisi tombol-tombol yang digunakan untuk aktifitas penyuntingan

b.      Formtting, berisi tombol-tombol yang digunakan untuk format dokumen

c.       Control Toolbox, berisi control-kontrol masukkan seperti text box

d.      Drawing, berisi kontrol-kontrol untuk menggambar.

e.       Outlining, berisi tombol-tombol mengatur outlining

f.       Picture, berisi tombol-tombol mengatur tata letak gambar

g.      Reviewing, berisi tombortl-tombol berhubungan pelacakan dokumen

h.      Revisions, menampilkan panel yang berisi pelacakan erhadap perubahan yang dilakukan pada slide.

i.        Table and Borders, berisi tombol-tombol mengatur tata letak tabel

j.        Task Pane, menmpilkan atau menyembunyikan Task Pane

k.      Web, berisi kontrol-kontrol web browser

l.        WordArt, berisi tombol-tombol mengaktifkan firtur wordart

Presentasi Sederhana

A.   Mengakses program Ms. Power Point

Dalam mengakses Microsoft power point ini bisa menggunakan cara yang berbeda. Ada 3 cara untuk mengaksesnya :

1.     Dengan menklik tombol start, lalu mengklik tombol program, lalu klik Microsoft Office, kemudian klik Microsoft Office Power point.

2.     Klik icon shortcut Power point yang ada di desktop computer/laptop kita

3.     Mengklik salah satu document Power Point yang ada di laptop/computer.

B.   Membuka File Presentasi

1.     Setelah membuka Microsoft Power Pointnya, klik File, lalu klik Open atau menekan tombol pada keyboard CTRL + O

2.     Pilih dan Klik look in

3.     Cari letak dokumen presentasi yang akan dibuka

4.     Pada File Name ketikan nama file yang di inginkan

5.     Klik open.

C.   Memilih Bentuk Huruf

Cara memilih huruf dalam Ms Power Point

1.     Blok teks yang akan di edit

2.     Klik format, klik font

3.     Editlah sesuai dengan keinginan

4.     Klik ok

D.   Background Objek Teks

1.     Klik view, klik slide/ klik tombol tampilan slide view

2.     Pilihlah slide yang diinginkan

3.     Untuk motif belakang, klik format, klik color & lines

4.     Pilih color, klik fill effects

5.     Pilihlah warna yang diinginkan

Untuk mendapatkan gambar atao foto yang diinginkan, harus menyimpan foto atau gambar ru terlebih dulu di suatu folder, setelah itu cari letak dan buka folder berisi gambar atau foto itu.

E.   Menyisipkan Objek, Audio dan Video pada Presentasi, mengatur efek dan transisi

a.     Menyisipkan Objek

Untuk menyisipkan objek gambar (clipart/picture), dapat dilakukan dengan cara:

1.     Melalui kotak dialog New Slide, klik text & clipart

2.     Melalui menu insert klik clipart

3.     Melaluiicon Insert picture Clip Art yang ada pada toolbar Drawing yang ada dibawah

4.     Kemudian pilih gambar yang diinginkan

b.     Audio & Video

Untuk memberikan efek audio dan video dalam Ms Power point:

1.     Buet terlebih dahulu menu dalam slide sebagai petunjuk nafigasi

2.     Blok salah satu petunjuk nafigasi

3.     Klik kanan mouse pada dalam daerah yang telah di blok

4.     Pilih icon Action Setting..

5.     Klik Hyperlink to..

6.     Pilih other file..

7.     Cari folder dimana film itu didimpan.

8.     Klik ok.

Presentasi Bernavigasi

A.   Mengabungkan Dokumen Presentasi Hyperlink

Jika kita punya atau telah membuat beberapa slide presentasi dan kita akan menggabungkannya untuk empermudah cara [enyampaian presentasi di perlukan suatu nafigasi yang baik.

Penggabungan beberapa slide/ beberpa document yang sama / berbeda dapat dilakukan dengan cara:

1.     Klik slide show

2.     Pilih Action Button

3.     Pilihlah bentuk Action Button yang sesuai dengan kebutuhan

4.     Jika berukpa teks, teks tersebut di blok terebih dulu lalu klik kanan pilih Action Settings

5.     Pilih Hyperlink to..

6.     Jika yang akan ditampilkan berupa slide, pilih slide

7.     Jika yang akan ditampilkan berupa file yang berbeda, klik Other file, cari folder letak dari file/dokumen yang akan diaktifkan, setelah itu klik Ok

8.     Jika ingin mengakhiri tampilan dari program presentasi pada Hyperlink to.. pilih dan klik End Show.

B.   Mengatur Urutan Slide

Agar kite dapat mempermudah pengeditan, menambahkan animasi, dan mendapatkan suatu program presentasi, maka urutan slide yang baik dalam program presentasi sangat diperlukan.

Mengurutkan slide dengan cara:

1.     Klik gambar slide yang akan dipindahkan (urutkan) pada sebelah kiri pada lembar kerja Power Point.

2.     Di drag (menggeser mouse tanpa melepas klik atau tetap di tekan sampai pada tempat dimana slide akan dipindahkan) ke tempat yang diinginkan.

C.   Tabel

Kita dapat membuat tabel dengan beberapa cara melalui kotak dialog New Slide, Tool bar standars atau menu insert.

Cara membuat tabel:

1.     Aktifkan file presentasi yang ingin disisipkan tabel

2.     Klik insert, klik Table

3.     Atau klik pada format, lalu klik Slide Layout,

4.     Pilih tabel

D.   Grafik

Membuat grafik dengan langkah-langkah sebagai berikut.

1.     Klik format,

2.     Pilih dan klik Slide Layout yang diinginkan

3.     Klik double klik pada tanda chart di tengah slide

4.     Klik insert

5.     Pilih dan klik chart

6.     Pilih grafiknya dan masukan datanya

E.   Diagram

Langkah-langkah memasukkan diagram ke Microsoft power Point:

1.     Klik insert, pilih dan klik Slide  Layout

2.     Pilih Slide Layoutyang diinginkan

3.     Klik insert, klik diagram

4.     Pilih dan klik diagram yang mana yang diingikan

5.     Klik insert shape, pilih yang diinginkan

6.     Pilih layout diagram yang diinginkan

7.     Pilih design diagramnya

8.     Input data-datanya ke diagram

Menggabungkan data lain dan membuat paket dan cetakan presentasi

A.   Mencetak slide

1.     Pengaturan Slide format percetakan

Sebelum melakukan percetakan ada beberpa hal yang perlu dilakukan, seperti:

a.     Menentukan ukuran slide yang sesuai dengan jenis media percetakan.

b.     Member nomor pada slide

c.      Oriendasi percetakan (landscape atau portrait)

Prosedur yang harus dikerjakan:

1.     Tampilkan file presentasi dalam tampilan slide show

2.     Klik menu file lalu klik page up

3.     Klik panah bawah pada kotak Slides sized For..:

-         On screen show, menentukan ukuran slide yang dicetak seperti tampilan pada layar

-         Letter paper (8,5x11inc),

-         A4 paper (210x297mm)

-         35mm

-         Custom

4.     Pilih dan klik yang diinginkan

5.     Tentukan tinggi lebarnya slide pembagian width dan height

6.     Tentukan nomor awal halaman slide yang akan dicetak pada bagian Number Slides for

7.     Klik pilihan orientasi pencetakan slide pada bagian slides

8.     Klik pilihan orientasi pencetakan catatan (notes), handouts, dan outline pada bagian Notes, Handouts & Outline

9.     Klik ok untuk konfirmasi

2.     Pencetakan Slide ke Printer

Setelah melakukan format slide yang akan dicetak, sekarang dapat mencetak melalui printer.:

a.     Aktifkan file presentasi yang akan di print

b.     Klik menu file lalu pilih Print

c.      Klik panah bawah bagian printer untuk memilih jenis printer

d.     Tentukan halaman yang akan dicetak pada bagian Print Range:

o   All

o   Current slide

o   Slide

e.      Klik panah atas atau bawah untuk menentukan jumlah salinan cetakan yang diinginkan.

f.       Klik panah bawah pada bagian Print What untuk menentukan yang akan dicetak

g.     Tentukan pilihan pencetakan yang lain

h.     Klik ok.

3.     Mencetak beberapa slides dalam satu halaman

1)    Aktifkan file presentasi yang akan dicetak

2)    Klik menu File, lalu pilih Print (CTRL – P)

3)    Tentukan nama printer pada bagian Printer Name

4)    Klik all pada Print Range

5)    Klik tombol panah bawah pada print what, lalu pilih handsout

6)    Klik tombol panah bawah pada slide perpage untuk menentukan jumlah slide setiap halaman tercetak

7)    Klik ok untuk konfirmasi

Pencetakan slide maksimal dalam satu halaman sebanyak 9 slide, sesuai dengan format yang diberikan kotak slide perpage hanya satu digit.

  

PENUTUP

A.   Kesimpulan

Microsoft Power Point ini adalah suatu program untuk dpat membuat presentasi menjadi lebih menarik dan indah dengan menu-menu yang ada di Ms power Point itu. Sehingga para pendengar tidak jenuh dalam mendengar dan memperhatikan orang yang mempresentasikannya.